浅谈大数据时代背景下档案服务利用的发展

发布时间:2021-06-14 07:23:14

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 浅谈大数据时代背景下档案服务利用的发展 作者:黄维 来源:《世界家苑》2018 年第 07 期 摘 要:大数据作为信息革新的产物,目前已渗透各领域,并以自身丰富的形式和内容给 人们工作、生活带来便利。大数据时代背景下,档案利用服务面临着诸多机遇和挑战,如何在 大数据时代下做好档案服务工作成为当前的研究重点。本文首先分析了大数据时代的概念,而 后分析了大数据时代背景下档案服务利用面临的挑战,最后总结了加强档案服务利用策略以及 发展展望。 关键词:大数据;档案利用;发展 大数据时代背景下,人们越来越重视管理工作,由于档案是记录历史的常用形式,多负责 数据的收集、利用等任务。但是随着时代的进步、信息量的增加,档案管理工作越来越复杂, 这就需要在大数据时代背景下,加强对档案服务利用的分析,并提出针对性的策略,以供参 考。 1、大数据时代的概念 大数据是由数量庞大且结构复杂的数据组成,是海量非结构化数据,是基于应用模式、云 计算通过数据集成和共享形成的资源和服务能力,需要新型、先进的处理模式才能具备多样 化、高效率的信息资产,其具有类型多、数量大、速度快的特征,从某种程度上来说,大数据 是从各类型数据中获得有价值信息的技术。 2、大数据时代背景下档案服务利用面临的挑战 第一,如何在海量的数据当中查询信息。随着信息技术日益发展,档案信息保存文件、电 子文件信息的增加,使得传统的卡片检索、手工著作等已无法满足工作要求。而且在对档案信 息进行处理时,也会出现文件找寻不及时、查询性能低的现象,使用传统的查询服务方式已无 法顺应大数据时代下的发展[1]。伴随着档案资料管理方式的快捷化,档案数量持续增加,与 此同时也出现检索性能降低、反应迟钝的现象,如何在海量数据中查询所需信息,成为现阶段 档案管理工作的首要任务。 第二,如何有效管理档案数据。数据从产生、保护、存储、归档等环节都会出现失误,降 低档案数据的管理质量。随着档案数据量的增加,数据间的联系越来越紧密,间接加大档案管 理、维护难度。因此,必须对传统的管理思想进行革新。另外,高效的管理也提高着档案数据 应用的合理性,数据的管理和应用是相互影响、相互制约的,故而如何从大量数据中发现档案 规律,提高管理效率是管理者的研究重点。 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 第三,如何第二次开发和利用档案信息。大数据时代背景下,档案使用者对档案管理工作 提出的要求越来越高,导致原始的档案资源无法满足用户需求,多样化、个性化的需求成为档 案使用者的要求。这种情况下,档案工作者必须加强信息资源的再次开发和利用,将原始信息 制成各种形式的产品,并将其主动提供给用户,从而满足用户要求,提高服务质量[2]。 第四,如何应对非结构化数据的增长趋势。上述得知,数据分为非结构化、结构化数据两 种,前者多使用文件系统存储,后者则使用数据记录以存储,而且非结构化数据还包含了图 像、文本、超媒体、影视等多类型信息,具有多样化、体积大等特征。随着社会的进步与发 展,非结构化数据正逐渐成为信息主体。据有关数据调查显示,将*九成的信息属于非结构化 数据,必须充分掌握未来技术的发展趋势,了解人们想要怎样的信息。掌握的档案资料越多, 就越能获得有价值的信息和见解。总之,非结构化的数据有着显著作用,但是现有存储技术受 拓展性、管理性等方面的影响,无法紧跟数据增长速度,导致各种问题逐渐暴露,所以探索新 型的存储技术对档案管理部门而言非常重要。 3、加强大数据时代背景下档案服务利用的策略及发展展望 3.1 加强档案服务利用的策略 第一,加强档案数据资源的创新。创新是促进发展的动力,档案服务利用工作也是如此。 档案数据资源是创新服务的主体,也是开展档案服务工作的基础,只有拥有海量有价值的资 源,才能实现最终的服务目标[3]。因此,在开展档案服务利用时,首先要引入和创新文献资 源,建立专业的数据库,便于满足用户需求;其次,加强档案资源的传播和使用,安排专业的 计算机人员对网上资源进行建设,同时强化信息资源检索系统的建设,保证档案利用服务的完 整性,提高服务效率。 第二,提升信息技术,加大存储系统的应用力度。要想解决大数据时代给档案服务带来的 问题,可选用内存计算、云计算等方式,通过在网上对收集信息的编档、存储,节约用户的查 阅时间和精力,扩大档案资源的使用范围和价值。 第三,加强档案资源的共享。在当前工作中,不同的服务部门是无法共享档案资源的,对 于内部档案资源多秉持保守观念,这严重阻碍着档案资源的共享和服务工作的开展。这种情况 下,管理部门应谨慎选用管理手段,尽可能的消除信息壁垒,加强各部门间的交流,在满足信 息共享要求的情况下,提高信息透明度,充分发挥信息价值[4]。另外,管理人员还要合理使 用先进的信息技术,使各主体相互交流,从而将档案信息推至用户,降低成本、提高经济效 用。 3.2 档案服务利用的发展展望 第一,变被动为主动,深度挖掘档案信息资源。为生产经营管理、领导决策提供服务是档 案管理部门的主要职责,首先,档案管理部门须转变传统的工作思维模式,围绕党政工作大 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 局、各阶段工作的重点、生产经营业务指标等来开展工作,同时,还要对档案服务利用的需求 进行预测,及时而全面地为生产经营、领导决策提供可靠的资料。其次,要深度挖掘档案信息 资源,编写价值高且时效强的产品,以节约档案资源的查找时间,提高档案资源的利用效率。 例如,对于重要的基建项目,可以按投资、设计、施工、竣工等进行编研,为日后项目的查询 和管理提供依据。 第二,加强档案信息网络化建设。在大数据时代背景之下,档案管理部门应当结合实际建 立局域网,实现自动化办公的效果。通过自动化管理系统的运用,不但能自动化地查询档案资 源,还能有效实现网络化的管理功能,提高资源利用率。与此同时,还要研发信息传递网络 化、检索智能化

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